Sponsoring & Promotie
Sponsoring
Om de kosten van je fuif wat te drukken, kan je op zoek gaan naar sponsoring. Vaak wordt een vraag naar sponsoring in natura positiever beantwoord dan een vraag naar geld. Ook mediasponsoring kan interessant zijn (radio, partykalenders, … ).
Maak een sponsordossier op met info over de organisatie, het publiek, het bereik, de promotiemiddelen, … . Zet duidelijk op papier wat de sponsor hiervoor in de plaats krijgt. Vraag zo weinig mogelijk een vrije gift, maar stel zelf een bedrag voor.
De meeste firma's krijgen massa's aanvragen voor sponsoring. Met een originele aanvraag en een verzorgd dossier heb je een grotere kans op succes. Stem het gevraagde bedrag ook altijd af op de mogelijkheden van de sponsor. Voor de plaatselijke bakker is 50 euro al veel, een grotere firma betaalt gemakkelijker hogere bedragen.
Promotie
Je wilt allicht dat er heel veel volk is op jouw fuif. Hiervoor zal je de fuif flink moeten promoten. Om overbodig afval en zwerfvuil te vermijden, kan je in plaats van papieren affiches en flyers te maken, zoveel mogelijk digitaal proberen te communiceren, duurzame gadgets kiezen, … .
Affiches & Flyers
Een affiche moet de aandacht trekken. Wees creatief en maak er iets moois van. Maar vergeet vooral niet dat de affiche in de eerste plaats moet dienen om de fuif aan te kondigen. Een drukke affiche is niet altijd even duidelijk. Denk aan het milieu bij het drukken. Kies bijvoorbeeld voor een drukkerij die gerecycleerd papier en milieuvriendelijke inkten gebruikt. Overdrijf niet met het aantal affiches en flyers, probeer de oplage goed in te schatten. Zie hoofdstuk Duurzaam Fuiven voor meer tips.
CHECK
- Staat alle belangrijke info er op: datum, uur, plaats (zaal en gemeente), welke dj’s, wie organiseert, toegangsprijzen en sponsors?
- Vermeld verantwoordelijke uitgever en domicilie.
- Alle kleurencombinaties op je affiche zijn weer mogelijk dankzij artikel 2 van de wet houdende administratieve vereenvoudiging van 13 februari 2005, dus ook zwarte inkt op witte of gele affiches.
- Gebruik geen verkeerstekens!
- Vermeld op flyers ook ‘verboden op de openbare weg te gooien’.
Zegeltaks
Sinds 1 januari 2007 moet je voor alle affiches kleiner dan 1 m² (het formaat van een A0) geen aanplakkingstaks meer betalen. Voor de affiches groter dan 1 m² moet je wel nog een taks betalen: deze bedraagt 0,50 euro per m². Je kan hiervoor zegels kopen in het postkantoor of bij het Ministerie van Financiën, Ontvangkantoor Domeinen. Het ministerie kan je ook meer informatie over de zegeltaks geven.
Verspreiding
Als u uw evenement kenbaar maakt via affiches, moet u er als organisator op toezien dat deze affiches op een correcte wijze worden aangemaakt en verspreid. Start tijdig met de verspreiding van je drukwerk! U bent verplicht om een verantwoordelijke uitgever te vermelden op de affiche. Bij grote fuiven begin je 6 weken op voorhand te plakken en bij kleine fuiven 3 weken. Wildplakken is verboden. Plak nooit op privé-eigendom zonder toelating van de eigenaar (dus ook niet op elektrikiteitscabines, bushokjes, afsluitingen en straatmeubilair) maar gebruik (enkele van) de 105 gemeentelijke aanplakborden verdeeld over 58 locaties. Voor deze aanplakborden gelden twee regels: één affiche per activiteit per bord en niet over affiches van iemand anders plakken. De borden worden elke 1e en 3e vrijdag van de maand schoongemaakt zodat iedereen de kans krijgt zijn aanbod netjes te presenteren.
Een lijst van aanplakborden voor vrije affichage en meer informatie over het aanplakverbod vind je op de website van Stad Gent.
Meer info over de aanplakborden kan je verkrijgen bij preventie@gent.be of op www.gent.be. Je kan de info ook opvragen bij Gent Info. Verspreid je flyers gericht: stop niet elke voorbijganger een flyer in de hand maar enkel de geïnteresseerden, of gebruik een folderrek.
Wildplakken is strafbaar!
(politieverordening op de reinheid en de gezondheid in de gemeente dd 27/05/08).
- Wie is strafbaar?
- Wat zijn de regels voor het gebruik van gemeentelijke aanplakborden?
- Welke boete staat tegenover welke overtreding?
De boete moet proportioneel zijn, m.a.w. in verhouding staan tot de gepleegde inbreuk, en de oplegging moet verplicht gemotiveerd zijn. Het kan dus niet dat bij een eerste inbreuk de hoogst mogelijke boete (250 euro) opgelegd wordt! Een bevoegde ambtenaar kan de vaststelling van de overtreding doen. De ambtenaar zou bij de afweging van de proportionaliteit met een aantal elementen kunnen rekening houden: verzachtende of verzwarende omstandigheden, herhaling, enz.
De organisator kan in beroep gaan tegen de beslissing van de ambtenaar als de proportionaliteit geschonden is. Dit moet binnen de maand bij de politierechtbank gebeuren.
Merk op dat het opleggen van de boete los staat van de kost die de stad/gemeente kan aanrekenen voor het verwijderen van de affiches of aanplakking.
Wildplakken van zelfklever, o.a. op allerhande palen en straatmeubilair, is eveneens strafbaar! Wildgeplakte affiches en zelfklevers en niet-vergunde afficheborden worden door de Stad ambtshalve verwijderd. De verwijderingkosten en de kosten voor het reinigen en herstellen van de eigendommen en/of de openbare weg worden verhaald op de
Digitaal
Via het internet kan je snel heel veel mensen bereiken, en in de meeste gevallen kom je zelfs gratis aan de bak. Digitale promotie (website, e-mail, nieuwsbrief, forum, social media) is ook milieuvriendelijk: er komt geen papier en inkt aan te pas.
Forum
Zoek naar meer gespecialiseerde sites met een forum waarop je jouw berichtje voor je doelgroep kunt achterlaten. Hoe ruimer de site, hoe ruimer de doelgroep, hoe minder kans je natuurlijk hebt precies de smaakmakers voor jouw genre te bereiken.
Partykalender
Verder heb je een groot aantal partysites die een agenda beheren en meestal kan je daar gratis je evenement aankondigen. Velen voegen er zelfs een routeplan en kaart aan toe. En als je weet dat sommige sites tot 2.000 bezoekers per dag aantrekken ...
Ook op de evenementenkalender van de Stad Gent kan je je fuif aankondigen: maak een login op www.cultuurdatabank.be en geef je gegevens in. Lukt dat niet? Geef een seintje aan de Jeugddienst.
Nog promotie:
- Lokale radio: geef een aantal vrijkaarten weg!
- Gadgets missen zeker hun doel niet! Kies voor duurzame gadgets, die vervaardigd zijn uit milieuvriendelijke materialen, onverpakt zijn en die een zekere waarde hebben. Anders worden ze toch maar onmiddellijk weggegooid!
- Verstuur uitnodigingen via SMS en e-mail!
