Locatie

Dansen in...

Fuifzaal, polyvalente zaal, jeugdhuis…

In Gent (zie onze Zalenzoeker) hebben we zalen van uiteenlopend pluimage: fuifzalen, polyvalente zalen, jeugdhuizen, … . Op sommige plaatsen is er een muziek- en lichtinstallatie aanwezig, maar er zijn ook locaties waar niet alle materiaal om te fuiven voorzien is. Hou er dus rekening mee dat je in dat geval zelf ook nog voor wat materiaal moet zorgen. Bij de inventaris fuifzalen in Gent, vind je een overzicht met informatie over de capaciteit, huurprijs, voorwaarden in verband met drank en inkom. (Let wel: het is de verantwoordelijkheid van de organisator om deze informatie na te gaan bij de zaaluitbater.)

Een selectie van fuifzalen vind je op de overzichtelijke kaart.

Winst maken

Als de voornaamste bedoeling van de fuif is om winst te maken, dan zal de zaal volgens de wet onder de categorie ‘zalen met een handelskarakter’ vallen. In dat geval zijn jongeren jonger dan zestien enkel toegelaten als zij door een meerderjarige begeleid worden. Maar als je geen commerciële intenties hebt (je wil bijvoorbeeld je verjaardag vieren met wat vrienden, of je geeft een oudejaarsfuif met je jeugdbeweging) mogen -16 jarigen wel binnen. Let op: aan - 16 jarigen mag je in geen geval alcohol schenken (zie hoofdstuk Drank, drugs & hot dogs).

In een zaal met ‘dansgelegenheid’

Als je het jezelf niet te moeilijk wil maken, ga je beter op zoek naar een zaal waar alle materiaal al aanwezig is en waar er standaard ‘dansgelegenheid’ voorzien is. Binnen deze categorie zalen zijn er twee soorten: de zalen groter dan 100m² en de kleinere zalen.

Zaal > 100m²: de Vlaremzaal

Vlarem II staat voor ‘Vlaams Reglement Milieuvergunning’. Dat reglement geldt voor feestzalen en lokalen waar een ‘dansgelegenheid’ is én waarvan de totale oppervlakte van de voor het publiek toegankelijke ruimten groter is dan 100m². Met de totale oppervlakte bedoelen we niet enkel de oppervlakte van de dansvloer, maar ook van de toiletten, de inkomhal, … . In de Vlaremvergunning zijn een aantal voorwaarden vastgelegd voor o.a. aantal decibels, brandveiligheid en hygiëne. De uitbater van de zaal moet deze milieuwetgeving naleven. Maar ook als organisator moet je met die voorwaarden rekening houden. Je kan namelijk het risico lopen vervolgd te worden voor geluidsoverlast en verstoring van de nachtrust. De zalen die over een Vlarem II vergunning beschikken, worden door de wet ook ‘ingedeelde inrichting’ genoemd (alle andere zalen hieronder zijn ‘niet-ingedeelde inrichtingen’).

Zaal < 100m²

Zalen waar wel een dansgelegenheid voorzien is, maar die kleiner zijn dan 100m² vallen niet onder de Vlaremwetgeving en zij hoeven dus geen Vlarem II vergunning te hebben. Om veilig te kunnen fuiven in dergelijke zaaltjes, moet de zaal zeker een gunstig brandweerattest hebben. Daarin staat onder meer hoeveel personen er maximum toegelaten zijn in de zaal.

NAAR BOVEN

In een occasionele zaal

Je kan natuurlijk ook een fuif organiseren in een zaal die niet standaard uitgerust is als dansgelegenheid, bijvoorbeeld in de sporthal van een school of in een parochiezaal. Zo een zaal noemt men een ‘occasionele zaal’, en daarin worden enkel voor ‘bijzondere gelegenheden’ fuiven toegelaten. Dit is bovendien beperkt tot maximum 12 keer per jaar en maximum 2 keer per maand. Wil je hier een fuif organiseren, dan moet je:

Een maand op voorhand een gemotiveerde aanvraag indienen bij de burgemeester.
Hoe? Je vult het formulier Meldingsplicht in en stuurt dat op naar de politie (liefst op papier, niet digitaal). De openbare ordecel bekijkt jouw melding en als jouw evenement in openlucht plaatsvindt – en dus een toestemming van de burgemeester nodig heeft – dan vraagt de politie toestemming aan de burgemeester.
De brandweer laten langskomen om een verslag op te maken. In dit verslag staat onder andere hoeveel personen er binnen mogen en hoe je de zaal brandveilig maakt.

Tot slot zijn er mensen die al eens een fuif willen organiseren in een wel heel occasionele zaal, zoals een oud fabriekspand of een magazijn. Dat klinkt wel avontuurlijk, maar dergelijke ruimten zijn vaak niet geschikt. Je kan je verwachten aan problemen met geluidsoverlast, hygiëne en brandveiligheid. Hou er bij je planning en je begroting rekening mee dat in deze zalen de basisvoorzieningen (water, sanitair, elektriciteit, geluidsisolatie, afvalvoorzieningen, …) meestal niet voldoende aanwezig zijn. Je zal ook extra inspanningen moeten doen om geluidsoverlast te beperken. Heb je dit er allemaal voor over, dan moet je ook de hierboven vermelde procedure volgen.

Denk eraan:

Een fuifzaal is pas echt sexy wanneer:

Ze een Vlarem II-vergunning of een attest van de brandweer heeft.
Ze beschikt over een vaste muziek- & lichtinstallatie met geluidsbegrenzers.
Er een chill out aanwezig is.
Je een % van de drankverkoop krijgt.
De uitbater van de zaal het jaarforfait ‘Dans’ voor de Billijke Vergoeding en SABAM heeft betaald (zie hoofdstuk Muziek).
Je er met glazen of herbruikbare bekers kan werken en er voldoende afvalvoorzieningen zijn (zie hoofdstuk Duurzaam Fuiven).

Contract

Zorg ervoor dat je steeds een contract hebt met de uitbater of beheerder van de zaal. Enkel een meerderjarige mag een contract ondertekenen. Als de verhuurder geen contract ter beschikking stelt, kan je een voorbeeldcontract opvragen bij de Jeugddienst. In het contract neem je best dit op:

Wat is er in de huurprijs inbegrepen (en vooral: wat niet)?
Werd ‘afstand van verhaal’ in de brandpolis opgenomen (zie hoofdstuk Veiligheid)?
Wat is de regeling bij annulering?
Moet er door de huurder een verzekering van burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid afgesloten worden (zie hoofdstuk Verzekering en Veiligheid)?
Hoe wordt eventuele schade vastgesteld?
Op welk tijdstip moet de zaal ontruimd of opgeruimd zijn?
Wat is de capaciteit van de zaal volgens het verslag van de brandweer?
Werd het jaartarief ‘Dans’ aan de Billijke Vergoeding betaald (zie hoofdstuk Licht en Geluid?
Heeft de uitbater al SABAM betaald?
Wat is het sluitingsuur?
Wie is verantwoordelijk voor het afval?

Sluitingsuur

Voor zalen die over een milieuvergunning beschikken, wordt het einduur bepaald in de milieuvergunning of in de algemene voorwaarden van Vlarem II. De andere zalen hebben meestal een nachtvergunning van de politie en dan is het sluitingsuur 5 uur.
Voor de zalen die niet over een permanente nachtvergunning beschikken, kan de organisator een tijdelijke nachtvergunning aanvragen bij de politie. Het sluitingsuur is dan voor die nacht ook 05.00 uur.

NAAR BOVEN

Fuiven in een tent of in openlucht

Het is niet zo evident om in Gent een toelating te krijgen voor een fuif in openlucht of in een tent. Je zal op zoek moeten naar een open ruimte die niet pal naast een woonwijk ligt en die bereikbaar is voor de brandweer. De voorbereiding is uiteraard ook een stuk intensiever, maar er is wel een gunstige regeling voor de Billijke Vergoeding (zie hoofdstuk Licht en Geluid).

Heb je toch een geschikte locatie gevonden, dan moet je met het volgende rekening houden: voor een fuif in openlucht heb je de toestemming nodig van de burgemeester. Dit kan je krijgen via het formulier Meldingsplicht.

Voor het fuiven in een tent moet dat in principe niet, daar gelden dezelfde regels als voor de occasionele zaal (zie hierboven). Op éénzelfde perceel mag je maximaal 2 keer per jaar een tent voor maximum 3 opeenvolgende dagen plaatsen.

Ben je van plan een feesttent te huren, vraag dan bij verschillende verhuurfirma's prijzen op. Teken nooit een contract waarin staat dat jij verantwoordelijk bent voor schade door stormweer. We raden je aan om een verharde vloer te leggen in de tent.

Verzekering van tenten

Welke jeugdbeweging of jeugdhuis heeft het nog nooit gedaan: een tent plaatsen?
Het kan een kleine tent zijn die je gebruikt tijdens een dorps- of zomerfeest, een 11-11-11-aktie; maar het kan ook een grote zijn, bijvoorbeeld voor je jaarlijkse tentfuif.

Als je na een stormachtig weekend de kranten openslaat, krijg je vaak de verhalen en bijhorende foto’s over weggewaaide tenten te lezen. Zo’n weggewaaide tent kan zware stoffelijke schade – en erger – veroorzaken. Denk maar aan beschadigde geparkeerde voertuigen, elektriciteitsdraden,…

Gezien jij als bewaarder van de tent verantwoordelijk bent voor de aangerichte schade, is het belangrijk om vooraf steeds de vraag te stellen of je verzekerd bent voor zulke voorvallen. De schade kan immers al vlug oplopen tot in de duizenden euro’s. In de meeste gevallen zal je gewone verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA-polis) dit niet dekken. Sommige duurdere polissen dekken zulke risico’s wel, maar dan moeten deze opgenomen zijn in de polis zelf. Bij sommige maatschappijen moet je op voorhand melden dat je een tent gaat plaatsen.
De meeste jeugdwerkorganisaties zijn hiervoor echter niet gedekt via de gewone BA-polis. In sommige gevallen dekt de brandpolis deze schade, dit is evenwel meestal niet het geval. Als je van plan bent om een tent te plaatsen, bestudeer je dus best eerst eens goed je polissen of neem je contact op met de verzekeringsmaatschappij.

Wat te doen indien je organisatie geen dekking heeft voor dit risico? Neem dan eens contact op met je koepel of federatie. De kans is groot dat zij een verzekering BA-tent in hun verzekeringsaanbod hebben zitten. In de praktijk ben je er zo voor minder dan 30 euro per jaar van af. Dit is dan een premie bovenop je gewone BA-polis. Het doet er zelfs niet toe of je een kleine of grote tent plaatst en hoe dikwijls per jaar je dat doet.

Maar hoe zit het dan met de schade aan de tent zelf? Daarvoor heb je een all-risk (multirisk) polis nodig. Alleen moet je eerst eens berekenen of het wel interessant is om zo’n polis af te sluiten. Bij een grote tent, bijvoorbeeld n.a.v. je jaarlijkse tentfuif, kan de schade al behoorlijk groot worden. Maar in sommige gevallen is de maatschappij waarbij je de tent huurde, hier zelf al voor verzekerd.

Bij kleinere tenten moet je een aantal dingen afwegen:

Wat is de nieuwwaarde en de vervangwaarde van de tent?
Dekt de polis de nieuwwaarde of de vervangwaarde?
Hoeveel bedraagt de minimumpremie?
Hoe hoog is de vrijstelling of franchise (dit is het bedrag dat je zelf moet betalen wanneer je de verzekering aanspreekt) ?

Een voorbeeld

Je hebt een nieuwe tent geplaatst die 350 euro kostte. Deze is na een storm totaal vernield. Stel dat je premie 70 euro bedroeg en de franchise 250 euro. Uiteindelijk heb je dan 30 euro gewonnen door een polis af te sluiten. Meestal zal een tent echter minder gekost hebben en al verschillende jaren oud zijn. Wanneer de schade niet of nauwelijks hoger is dan de franchisekost, loont het afsluiten van een polis niet de moeite. Goed rekenen op voorhand is dus steeds de boodschap.
Een verzekering afsluiten is ook maar iets voor de echte noodgevallen. Goede preventieve maatregelen nemen om te vermijden dat je tent wegwaait, zijn zeker zo belangrijk. Enkele tips:

Let er steeds op dat de tent goed verankerd is.
Bij stormweer gooi je de zeilen open zodat de wind er minder grip op heeft.
Laat je tent nooit onbeheerd achter, ook niet ’s nachts. Als je met enkele mensen aanwezig blijft, kan je bij noodweer steeds ingrijpen.

Op de openbare weg

Voor zowel tent als openlucht heb je wel een toelating nodig als je fuift op de ‘openbare weg’. Ben je van plan te fuiven op de openbare weg, dan dien je hiervoor ten minste 7 weken op voorhand een aanvraag in ‘tot het houden van een manifestatie op de openbare weg’ bij Dienst Feesten en Evenementen. Wordt je aanvraag afgekeurd, dan kan je een nieuwe aanvraag indienen. Een nieuwe aanvraag neemt weer 7 weken in beslag. Je kan dit formulier telefonisch of per e-mail bij Dienst Feesten en Evenementen verkrijgen.

TIP

Informeer op regelmatige basis hoe ver je aanvraag zit.
Als je achteraf nog iets wijzigt aan je aanvraag, moet je dit zo vlug mogelijk doorgeven aan de Dienst Feesten en Evenementen, zodat zij de bevoegde diensten op de hoogte kunnen brengen.
Om een beter zicht te hebben op de planning, kan je misschien een tekening of plan maken.
Teken de straat, het plein, het park, … waar je plannen plaatshebben. Let wel: teken alles, dus ook bomen, banken, speeltuigen, zijstraten, voetpaden, … Daarna kan je beginnen met de ‘invulling’ of m.a.w. met het uittekenen van de activiteit. Dit plannetje zal je ook nodig hebben voor je aanvraag voor het gebruik van het openbaar domein.

Elektriciteit- en water aansluiting

Bij het organiseren van een fuif in openlucht is het handig/nodig om elektriciteit te voorzien. Op diverse plaatsen in Gent staan een aantal vaste elektriciteitskasten opgesteld. Om elektriciteit af te tappen heb je een verdeelkast nodig die je, indien voorradig, bij de Dienst Gebouwen kan aanvragen. Bij je aanvraag tot aansluiting steek je ook een inplantingschema met de vermoedelijke stroomaansluiting(en).

In de aanvraagbundel van de Dienst Evenementen en Feesten kan je lezen hoe je je aanvraag ivm elektriciteit en verdeelkasten doet. De lijst met verdeelpunten of aftappunten van de verdeelkasten kan je eveneens bij de Dienst Feestelijkheden opvragen.

Waar je ook zeker moet aan denken is een aansluiting op het waternet. Om die aansluiting te kunnen realiseren, dien je naar de Aquafoon van TMVW te bellen (tel. 078 35 35 99). Daar doe je de aanvraag en vermeld je locatie en datum van je activiteit. Er wordt een dossier opgemaakt (het dossiernummer is meteen ook de referentie in verdere correspondentie en afhandeling) en een waarborg gevraagd (445 euro!). Van zodra de waarborg betaald is én je daar een bewijsje kan van voorleggen, mag je bij TMVW een standpijp afhalen. Bij het terugbrengen van de standpijp wordt een administratieve kost van 50 euro aangerekend. De huurprijs van de standpijp bedraagt 1 euro per dag, vermeerderd met het bedrag van het eigenlijke verbruik. Het verbruik wordt verrekend met de waarborg.

Let er op zuinig om te gaan met elektriciteit en water. Sluit zoveel mogelijk aan op het bestaande net in plaats van generatoren te gebruiken. Wees ook zuinig met water. Laat de afwaskraan bijvoorbeeld niet lopen en kies voor zuinig toiletten.

NAAR BOVEN

Kotfuiven en andere privéfeestjes

Steeds meer studenten verkiezen kotfuiven boven echte fuiven en horeca. Een feestje onder vrienden met een drankje en lekkere hapjes: goedkoop en gezellig. Helemaal geen probleem, zolang de buren er niet wakker van liggen. Kotfuiven zijn leuke initiatieven, maar moeten beperkt blijven tot het kot en niet de hele straat doen daveren. Voor té veel geluidshinder kan je trouwens beboet worden.

Als je een kotfuif organiseert denk je allicht niet na over alle wettelijke bepalingen. Je beseft vaak niet dat je als organisator verantwoordelijk bent voor alles wat fout kan lopen. Je kot is geen fuifzaal! Zie je het groot? Neem een kijkje onder Zalenzoeker, de zaal die jij zoekt staat er vast en zeker tussen.

Toch een kotfuif? Hou rekening met deze tips:

Geef vooraf een seintje aan de buren, dat kan al heel wat problemen vermijden. Bezorg hen een telefoonnummer van de verantwoordelijke van de fuif. Let wel: dit is geen vrijgeleide om alle regels naast je neer te leggen! Verwittig ook het wijkzorgteam van de politie van jouw buurt en geef de gegevens van de verantwoordelijke door. Het wijkzorgteam vind je op de website van de Lokale politie.

Nodig een beperkt aantal gasten uit en houd je daaraan. Als iedere gast nog een gast meebrengt, is het aantal snel niet meer te overzien en is het risico groot dat je zelf alles niet meer in de hand hebt. Zorg dat je alle gasten persoonlijk kent! Jij bent ten slotte verantwoordelijk.

Gebruik bij voorkeur geen elektronisch versterkte muziek of houd het volume laag. Voor nachtlawaai en geluidshinder kan je beboet worden. Bovendien kan de politie bij overlast je fuif stilleggen. Een fuif met respect voor de nachtrust van de buren duurt het langst.

Houd ramen en deuren gesloten. De temperatuur zal er misschien wel wat door stijgen, maar dat kan de sfeer alleen maar ten goede komen!

Ga vooraf na hoeveel personen of kilo’s je kotvloer kan dragen. Je onderbuur zal het vast niet fijn vinden als de feestende meute plots letterlijk in zijn kamer binnenvalt.
Denk aan brandveiligheid, je kan altijd terecht bij de brandweer voor tips. Lees ook je brandverzekering door om te zien hoeveel personen verzekerd zijn bij een fuif in je kot.

Gebruik de vluchtterrassen niet als dansplateaus maar uitsluitend in geval van nood als tweede vluchtweg.

Begin op tijd te feesten en eindig ook op tijd.

Hou het stil bij het buiten gaan en neem afscheid vóór het naar buiten gaan. Deel bijvoorbeeld lollies uit aan je gasten wanneer ze vertrekken om hen daarop attent te maken. Dan hebben ze de mond vol en wordt praten heel erg moeilijk… Je buren zullen je dankbaar zijn!

Surf naar de Zalenzoeker voor de inventaris van fuifzalen in Gent. Je vindt er alle informatie over de capaciteit, huurprijs, voorwaarden in verband met drank en inkom.

Meer info voor studenten in Gent vind je op de site van Student in Gent .

Formulier

Download hier het Meldingsformulier.

NAAR BOVEN